Tipps und Beispiele

Sie haben einen neuen Kunden. Natürlich freuen Sie sich über diesen Kunden und ich hoffe, dass Sie eine lange und erfolgreiche Geschäftsverbindung mit diesem neuen Kunden haben werden. Die Grundlage einer guten Geschäftsverbindung ist Vertrauen, aber leider wird Vertrauen manchmal auch missbraucht.  

Aus diesem Grund habe ich diese Checkliste für Sie erstellt, um doch auf Nummer Sicher zu gehen. 

• Ist Ihr neuer Kunde bei der Handelskammer eingetragen? 
• Eine niederländische GmbH muss die Jahresbilanz bei der Handelskammer hinterlegen. Diese können Sie bei der Handelskammer bestellen. 
• Hat Ihr neuer Kunde eine Webseite? 
• Ist Ihr Kunde über Google einfach zu finden? 
• Können Sie Referenzen über Ihren neuen Kunden im Internet finden? 
• Können Sie im Internet die Telefonnummer Ihres neuen Kunden einfach finden? Visitenkarten sind schnell gedruckt, bieten aber keine Garantie, dass die Angaben korrekt sind und dass das Unternehmen auch wirklich aktiv ist. 
• Haben Sie eine Bonitätsprüfung ausführen lassen?  

Vielleicht erscheinen Ihnen diese Fragen simpel. Wichtig ist jedoch, dass Sie Geschäfte mit einem betraubaren Unternehmen tätigen. Nicht, dass Sie im nachhinein denken

“Hätte ich das doch eher gewusst”! 

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie haben mit einem (neuen) Kunden ein nettes Gespräch. Sie freuen sich darüber, dass dieser neuer Kunde bei Ihnen bestellt oder vielleicht hat dieser Kunde schon öfters bei Ihnen bestellt. Sie wollen auf jeden Fall keine Zeit verlieren und Sie machen sich gleich an die Arbeit. 

Beachten Sie: Vertrauen ist gut – Festlegen ist besser! 

Sie können damit einen Menge Probleme vermeiden.  

Folgendes ist anzuraten: 

• Schicken Sie erst ein Angebot an den Kunden. 
• Schicken Sie anschliessend eine Auftragsbestätigung. 
• Vergessen Sie nicht, Ihre AGB beizufügen. 
• Bewahren Sie eine Kopie der Korrespondenz. 

Eine kleine Mühe, die öfter als Sie denken, im Nachhinein einen grossen Unterschied machen kann. 

Allem was auffällt, wird Aufmerksamkeit geschenkt. Bei einer Rechnung ist das auch so. Schauen Sie sich doch einmal kritisch Ihre eigene Rechnung an. Würde Ihre Rechnung zwischen einem Stapel anderer Rechnungen auffallen? Eine Rechnung die auffällt, wird eher beachtet und wahrscheinlich auch schneller bezahlt.   

Hier noch ein paar Tipps. 

1. Sind die Zahlungsangaben einfach zu übertragen? 

Machen Sie es Ihrem Kunden so einfach wie möglich, so dass Ihr Kunde alle Angaben mühelos übernehmen kann. Auf diese Weise kann es bei der Überweisung zu keinen Fehlern kommen. 

Es fällt mir oft auf, dass bei Rechnungen, Auftragsnummer, Bestellnummer und Rechnungsnummer oft nicht voneinander zu unterscheiden sind.  

Des Weiteren sollte man sich fragen, ob die gewählte Schriftart einfach zu lesen ist. Vielleicht sollte die Gröβe der Schriftart doch geändert werden, sodass Buchstaben und Ziffern einfacher zu lesen sind.  

Auch beim Übernehmen der Kontonummer können Fehler gemacht werden. Auch hier gilt, ist Ihre Kontonummer einfach zu übertragen? 

Wir bekommen regelmässig Forderungen, obgleich die betreffende Rechnung bereits bezahlt wude. Einer der vorkommenden Gründe ist, dass Rechnungsnummern verwechselt wurden oder erst gar nicht genannt wurden. Ihr Kunde bezahlt, Sie bekommen das Geld, aber Sie können die Zahlung nicht zuordnen oder die Zahlung wird einer anderen Bestellung zugeordnet. Sie verstehen nicht, warum Ihr Kunde nicht zahlt, während Ihr Kunde sich keiner Schuld bewusst ist. 

2. Freundlicher Text 

Der Text bei einem Angebot wird oft sehr freundlich und einladend verfasst. Im Gegensatz dazu ist eine Rechnung oft ein trostloses Stück Papier. 

Auch eine Rechnung kann man ein Stück persönlicher machen. Stellen Sie sich einmal vor, Sie bekommen eine Rechnung mit dem folgenden Zusatz: 

“Vielen Dank für diesen tollen Auftrag. Wir sind stolz auf das Ergebnis. Nochmals vielen Dank für Ihr Vertrauen.” 

oder 

“Wir sind gespannt, wie Ihre Kunden auf die neue Broschüre reagieren werden. Nochmals vielen Dank für diesen Auftrag”.  

Ein persönlicher Satz auf Ihrer Rechnung fällt auf und gerade das wollen Sie mit Ihrer Rechnung erreichen. Fällt Ihre Rechnung auf, dann wird diese wahrscheinlich doch schneller bezahlt. 

3. Symphatisch umschriebene Zahlungsfrist 

Zahlung: 30 Tage netto

Zahlung: 14 Tage nach Rechnungsdatum 

Auch hier denke ich, dass Sie mit einer symphatisch umschriebenen Zahlungsfrist mehr erreichen können. Was halten Sie hiervon? 

“Vielen Dank, dass Sie unsere Rechnung innerhalb 30 Tage zahlen”.  oder

“Unsere Zahlungsfrist ist 30 Tage, über schnellere Zahlung freuen wir uns jedoch sehr”. 

Ich hoffe, dass ich Sie mit diesen Tipps zum Denken angeregt habe. Darum, nehmen Sie Ihre eigene Rechnung noch einmal genau unter die Lupe. 

Ich wünsche Ihnen viele fristgerecht zahlende Kunden! 

Ich sage immer zu meinen Kunden:

Nehmen Sie Ihre eigene Zahlungsfrist ernst. Ist Ihre Zahlungsfrist 30 Tage, dann ist es nicht sinnvoll, erst nach 60 Tagen beim Kunden nachzuhaken, warum Zahlung noch nicht erfolgte. Wenn Sie Ihre eigene Zahlungsfrist ernst nehmen und entsprechend handeln, dann wird Ihr Kunde Ihre Zahlungsfrist wahrscheinlich auch ernst nehmen. 

Zahlt Ihr Kunde dennoch nicht innerhalb der gestellten Frist, dann ist mein folgender Tipp:

Rufen Sie Ihren Kunden an.

Auf diese Art haben Sie einen Kontaktmoment mit Ihrem Kunden. Fragen Sie Ihren Kunden, ob Ihr Kunde die Rechnung empfangen hat. Sie werden sich wundern, wieviele Rechnungen “sozusagen” nicht ankommen. Bei diesem Gespräch können Sie vielleicht auch direkt Zahlungsprobleme signalieren  und auch direkt eine Zahlungsregelung vereinbaren.  

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, dann schicken Sie eine Erinnerung. Hierbei gilt:

Mit freundlichen Texten motivieren Sie zur Zahlung. 

Zahlt Ihr Kunde dann immer noch nicht, dann schicken Sie eine Mahnung. Bleibt die Zahlung dann noch immer aus, dann kann ein weiteres Telefongespräch vielleicht doch noch zum gewünschen Resultat führen.  

Ich habe täglich Kontakt mit Schuldnern. Was auffällt ist, dass Schuldner oft die Übersicht verloren haben und aufgrund der vielen unbezahlten Rechnungen den Kopf in den Sand stecken.

Resultat: Alle Rechnungen werden auf einen Stapel gelegt. Aus diesem Grund hat es auch keinen Sinn, 5 oder 6 Mahnungen zu schicken. Rufen Sie Ihren Kunden lieber an.  

Sollten Sie alles versucht haben und bleibt die Zahlung immer noch aus, dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Ganz gleich, ob Sie sich für Pré-Inkasso oder Inkasso entscheiden.

Wir sind uns darüber bewusst, dass Ihr schlecht zahlender Kunde von heute, Ihr sehr geschätzer Kunde von Morgen sein kann.

Unsere Arbeitsweise sorgt dafür, dass die Geschäftsbeziehung mit Ihren Kunden intakt bleibt. 

Die Vollstreckung aus einem deutschen Titel ist innerhalb von Europa relativ einfach. Dafür sorgt die Europäische Verordnung über die gerichtliche Zuständigkeit und die Anerkennung und Vollstreckung von Urteilen (EuGVVO). Aus einem deutschen Titel kann aufgrund dieser Verordnung direkt vollstreckt werden. Voraussetzung ist, dass dem Urteil eine Bescheinigung zur Vollstreckbarkeit nach Art. 53 EuGVVO beigefügt wird. Diese Bescheinigung stellt das Gericht aus, dass das Urteil erlassen hat.

Die Vollstreckungsbescheinigung nach Art 53 EuGVVO ist etwas anderes als die Vollstreckungsklausel!

In den Niederlanden wird die Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher betrieben. Der Gerichtsvollzieher stellt den deutschen Titel und die Vollstreckungsbescheinigung zu und fordert den Schuldner unter kurzer Fristsetzung zur Zahlung auf.

Eine Übersetzung des deutschen Urteils ist zunächst nicht erforderlich. Der Schuldner kann jedoch (nach Zustellung) eine Übersetzung verlangen. Dann sind zunächst nur Sicherungsmaßnahmen möglich. Es kann natürlich auch direkt eine Übersetzung des Urteils mitzugestellt werden. Mit einer Maschinenübersetzung geht das schnell und kostengünstig. Die Übersetzung braucht nämlich nicht beeidigt zu sein.

Incasso Preiss arbeitet in Vollstreckungsangelegenheiten seit vielen Jahren mit Rijnland Gerechtsdeurwaarders zusammen. So können wir für Sie in den ganzen Niederlanden vollstrecken. Eine Akte, ein Ansprechpartner.

Beim Auslandsgeschäft sind Ihre Lieferanten-AGB von großer Wichtigkeit. In Ihren AGB steht nämlich u.a., dass Sie alle Klagen vor Ihrem eigenen Gericht, also an Ihrem Gerichtsstand in Deutschland, erheben können. Liefern Sie in die Niederlande und Ihr niederländischer Kunde bezahlt nicht, können Sie dann bei sich zuhause einen Mahnbescheid beantragen oder Zahlungsklage einreichen. Das Verfahren läuft in Ihrer Sprache, den Forderungseinzug können Sie selbst betreuen oder Ihren vertrauten Hausanwalt einschalten. Für die Gerichts- und Anwaltskosten gelten die deutschen Regelungen, also z.B. geringe Kosten bei kleinen Forderungen. Ein deutscher Mahnbescheid oder ein deutsches Urteil können anschließend relativ einfach in den Niederlanden vollstreckt werden.

Das funktioniert aber nur, wenn Ihre AGB richtig vereinbart werden. Im Auslandsgeschäft müssen die AGB im allgemeinen dem Vertragspartner zugänglich gemacht werden. Eine reine Verweisung, z.B. auf dem Angebot reicht nicht aus. Kommt das Geschäft z.B. per E-Mail zustande, sollten die AGB beigefügt oder jedenfalls mit einem (permanenten) Link zugänglich gemacht werden. Bei einem webshop-Ankauf sollten die AGB über eine Checkbox mit Link und pdf download Möglichkeit vom Käufer akzeptiert werden. Und bei einem Vertrag im klassischen Sinne sollten die AGB in Bezug genommen und als Anlage beigefügt werden.

Es empfiehlt sich, die Gerichtsstandsklausel (ebenso wie andere wichtige Klauseln) in den eigentlichen Angebotstext mit aufzunehmen. Auch ein Abdruck im Fußtext des Angebots und/oder in der Unterschriftszeile bei E-Mails ist sinnvoll.

Wird der deutsche Gerichtsstand nicht wirksam vereinbart, muss man bei offenen Forderungen in vielen Fällen in den Niederlanden klagen.

Bei niederländisch-deutschen Handelsaktivitäten ist es wichtig zu wissen, dass es hinsichtlich der Verjährung von Forderungen Unterschiede zwischen beiden Ländern gibt. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, wird entweder das Inkassoverfahren, ein Mahnverfahren oder ein Gerichtsverfahren in Gang gesetzt.

In Deutschland gilt für B2B-Forderungen eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Verjährung tritt drei Jahre nach Rechnungsstellung zum Jahresende ein. Gesetzt den Fall, ein deutsches Unternehmen verkauft eine Maschine an ein niederländisches Unternehmen. Die Rechnung trägt als Datum den 1.3.2021. Dann wäre der Verjährungszeitraum am 31.12.2021 begonnen. „Diese Forderung ist bis zum 31.12.2024 nicht verjährt, sondern erst ab dem 1.1.2025“, erklärt Gabi Preiss, Geschäftsführerin von Incasso Preiss in Rotterdam.

In den Niederlanden gilt für B2B-Forderungen eine Verjährungsfrist von fünf Jahren. Vom obigen Beispiel und einer Rechnungsstellung am 1.3.2021 ausgehend, nehmen wir an, dass diese Rechnung eine Zahlungsfrist von 14 Tagen hat. In diesem Fall würde diese Rechnung einen Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist fünf Jahre später verjähren. Also am 15.3.2026.

Entscheidend dabei: Verkauft ein deutsches Unternehmen an ein niederländisches Unternehmen, gilt das deutsche Recht und hat man mit der niederländischen Verjährungsfrist nichts zu tun. Im umgekehrten Fall gilt natürlich das gleiche. „Zu beachten ist ferner, dass in den Niederlanden bei einem Konsumentenkaufvertrag eine Verjährungsfrist von zwei Jahren gilt“, betont Gabi Preiss. „Hinzu kommt, dass in den Niederlanden die Verjährung durch eine schriftliche Mahnung oder durch Schuldanerkennung der Schuldnerfirma unterbrochen werden kann. In Deutschland kann die Verjährung nur durch einen Mahnbescheid oder Zahlungsklage unterbrochen werden.“

In Deutschland unbekannt, in den Niederlanden weitverbreitet

Ein effektives Druckmittel, um von einem zahlungsunwilligen Schuldner Zahlung zu erzwingen, ist der Sicherungsarrest. Ein erfolgreicher Sicherungsarrest (eine vorläufige Kontenpfändung) führt zur Sicherstellung von Vermögen, noch bevor man einen Titel erwirkt hat. Faktisch wird das Geschäftskonto geschlossen. Ein Sicherungsarrest kann auch auf Handelsforderungen, Vorräte oder Immobilien bewirkt werden. Ein Sicherungsarrest wird durch einen Rechtsanwalt beantragt. Das Antragsverfahren ist sehr schnell und ohne Beteiligung des Schuldners. Ein erfolgreicher Sicherungsarrest führt häufig zu einer Regelung der Angelegenheit.

Inkasso Niederlanden: wenn notwendig, greifen wir zu harten Maβnahmen.